Corona hat leider deutlich gemacht, dass ohne Anwesenheitslisten viele Betriebe nicht mehr funktionieren können. Tagtäglich müssen die Formulare ausgefüllt und abgelegt werden, um alle notwendigen Kontakte im Zweifelsfall erreichen zu können. Das Eintragen können wir euch leider nicht ersparen – aber zumindest die Datumsübernahme funktioniert mithilfe der Serienbrieffunktion ganz automatisiert.

Schritt 1: Excel Datei auswählen
Lege als Erstes eine Excel Datei an und benenne Zelle A1 “Datum”. Wähle darunter dein Wunsch-Startdatum aus und ziehe dieses so weit nach unten bis das Enddatum erreicht ist.

Schritt 2: Word Datei vorbereiten
Bereite dein Word Dokument so vor, dass es dir grafisch gefällt.

Schritt 3: Word und Excel verknüpfen 
Stelle dein Dokument als Serienbrief ein: Register Sendungen auf Empfänger auswählen → Vorhandene Liste verwenden. Wähle das vorhandene Exceldokument aus. Das Dokument wird dadurch zu einem Serienbrief.

Schritt 4: Seriendruckfeld
Klick an die gewünschten Stelle in der Kopfzeile, an der das fortlaufende Datum im Worddokument eingefügt werden soll und füge das Datum ein: Register Sendungen auf Seriendruckfeld einfügen → Datum. Dadurch wird das Seriendruckfeld <<Datum>> eingefügt.

Schritt 5: Felder sperren
Drücke nun Alt F9. Nun ändert sich das Seriendruckfeld in { MERGEFIELD Datum }. Erweitere diese Feldfunktion nun um den Parameter \@ “dddd, dd.MM.yyyy”, so dass folgendes erscheint: { MERGEFIELD Datum \@ “dddd, dd.MM.yyyy” }. Drücke dann F9 und dann wieder Alt F9, um die Felder wieder zu sperren.

Schritt 5: Serienbrief fertig stellen
Nun musst du im Register Sendungen auf Fertig stellen und zusammenführen→Einzelne Dokumente bearbeiten →OK klicken.

Und nun ist alles fertig und du musst dein Dokument nur noch drucken.